Vi har fått information från Sportadmin om ett fel som uppstått i överföringen av information mellan Sportadmin (Bro IK:s leverantör av hemsida och medlemssystem) och Riksidrottsförbundet, RF. Det är inga personuppgifter som blivit offentliga men vi vill ändå informera er medlemmar om vad som sker.
Sportadmin och RF förklarar här nedan vad som hänt:
Hej,
Som en flersektionsförening är ni medlemmar i flera olika specialidrottsförbund. Under en begränsad tid på våren 2023 har era aktiva deltagare, genom SportAdmins integration till IdrottOnline, märkts med alla föreningens idrotter, i stället för den eller de som de verkligen deltar i. Låt oss förklara vad som har hänt:
Vad har hänt?
Genom en integration skickas er närvarodata från SportAdmin till IdrottOnline och bildar underlaget till er LOK-stödsansökan. Under våren 2023 har SportAdmin uppdaterat sin teknik för att förbättra prestandan i integrationen. Det arbetet har gått bra, men nu har vi upptäckt ett oavsiktligt fel kopplat till den nya tekniken som drabbat er som är en flersektionsförening.
En person som närvarar på en LOK-stödsaktivitet och registreras i SportAdmin skickas till IdrottOnline i en dataöverföring. Personen flaggas med den idrott som den är aktiv i. Felet vi upptäckt är att personer aktiva i en flersektionsförening har flaggats med föreningens alla idrotter, oavsett om de är aktiva i idrotten eller inte.
Detta påverkar inte LOK-stödsansökan och hur den handläggs hos RF. Har ni som förening däremot godkänt att specialidrottsförbund får hämta ut uppgifter från IdrottOnline till deras system kan data under en begränsad period felaktigt skickats till fler specialidrottsförbund än nödvändigt. Uppgifter som kan ha delats är namn, personnummer och i vissa fall kontaktuppgifter. Ni kan i IdrottOnline se vilka integrationer ni har godkänt och då se vilka specialidrottsförbund som kan ha fått fel uppgifter.
Exempel: Lisa Larsson spelar handboll i en förening som erbjuder både handboll och fotboll. Rätt hantering är att Lisa flaggas som handbollsspelare och enbart handbollförbundet har tillgång till hennes personuppgifter om ni i IdrottOnline har godkänt att handbollsförbundet får hämta uppgifter med en integration. Men i det här fallet har även fotbollförbundet, under en begränsad tid, haft tillgång till hennes uppgifter om ni har godkänt en integration från fotbollförbundet.
Vad händer nu? SportAdmin och Riksidrottsförbundet agerar tillsammans i att åtgärda felet. Vi har en nära dialog och lägger gemensamt alla tillgängliga resurser på att rätta till felet. Det vi vet med säkerhet idag är att personuppgiftsincidenten är begränsad till RF-perioden VT23 och SportAdmin kommer inte att skicka några aktiviteter för HT23 förrän vi är säkra på att integrationen fungerar som tänkt.Vår prognos är att bristen i integrationen kommer att vara åtgärdad under denna vecka vilket säkrar att samma fel inte uppstår igen i framtiden. Riksidrottsförbundet arbetar skyndsamt med att radera de felaktiga uppgifter som redan har överförts till specialidrottsförbunden.I det här fallet är ni som förening personuppgiftsansvarig och vi som föreningssystem är personuppgiftsbiträde, och det är viktigt att ni förstår både vad som har hänt och vad vi gör för att hantera händelsen.Om ni har några frågor, kontakta SportAdmins support på 040-630 10 60 eller RF:s IT-support på telefon 08 699 61 10 eller itsupport@rfsisu.se.Med vänliga hälsningar,SportAdmin & Riksidrottsförbundet
